Functieomschrijving – Customer & Administrative Coordinator (Level 3)

Discipline: Customer Operations / Administratie
Functiefamilie: Customer Coordination & Operational Support
ORBA-niveau: 3
Business Unit: Element Materials Technology – Nederland
Rapporteert aan: Operations Manager

Deze functie richt zich primair op klantcoördinatie en facturatieactiviteiten, wat de dominante scope van de rol vormt. Daarnaast omvat de functie administratieve, frontoffice- en projectgerelateerde coördinatiewerkzaamheden. Op ORBA-niveau 3 werkt de medewerker zelfstandig binnen vastgestelde kaders en binnen meerdere workflowomgevingen. De functie draagt bij aan de continuïteit, nauwkeurigheid en professionaliteit van de klantgerichte en operationele processen van Element.

Over de organisatie

Element Materials Technology is een wereldwijde organisatie op het gebied van Testing, Inspection and Certification (TIC). Element ondersteunt klanten binnen onder andere de maakindustrie, energie, lucht- en ruimtevaart, defensie en aanverwante sectoren door de veiligheid, kwaliteit en conformiteit van materialen, producten en processen te waarborgen

Over de afdeling

De afdeling Customer Operations en Administrative Support zorgt voor tijdige en correcte facturatie, effectieve klantcommunicatie en betrouwbare administratieve coördinatie. De functie fungeert als centraal aanspreekpunt tussen klanten, operations, finance en ondersteunende afdelingen

Doel van de functie

Het waarborgen van correcte en tijdige facturatie en klantcoördinatie, gecombineerd met gestructureerde administratieve en operationele ondersteuning. Hiermee draagt de functie bij aan klanttevredenheid, financiële nauwkeurigheid en een soepel verloop van de dagelijkse operatie

Positie binnen de organisatie

Rapporteert aan: Operations Manager
Direct reports: Geen
Belangrijke contacten: Klanten, Operations, Work Planners, Shared Service Centre Schotland, Finance, facility-leveranciers, IT en externe leveranciers

Resultaatgebieden en verwachte resultaten

Klantfacturatie en facturatienauwkeurigheid

• Facturen worden correct, tijdig en volledig voorbereid, gecontroleerd en verstuurd
• Afwijkingen in facturen en ontvangsten worden tijdig geïdentificeerd en efficiënt opgelost
• Klanten ontvangen duidelijke en tijdige antwoorden op factuurgerelateerde vragen
• Achterstallige facturen worden opgevolgd conform de afgesproken procedures

Klantcoördinatie en communicatie

• Klantonboarding en facturatieprocessen worden soepel gecoördineerd
• Factuurgeschillen worden professioneel behandeld en opgelost in samenwerking met interne stakeholders
• Klanten ervaren consistente, betrouwbare en professionele communicatie

Financiële en administratieve controle

• Facturatieregistraties en financiële documentatie zijn volledig, correct en actueel
• Dagelijkse en periodieke facturatierapportages worden aangeleverd aan het management
• Inkooporders en inkoopaanvragen worden correct voorbereid en gecontroleerd

Operationele, kantoor- en projectcoördinatie

• Facility- en kantoordiensten, zoals schoonmaak, catering, beveiliging en onderhoud, worden betrouwbaar gecoördineerd
• Administratieve ondersteuning voor projecten, logistiek en locatiecoördinatie wordt tijdig geleverd

De kantoorprocessen verlopen soepel en zonder verstoring

Kerntaken

Klant- en facturatieactiviteiten

• Voorbereiden, controleren, uitgeven en verzenden van facturen, ontvangsten en gerelateerde financiële documenten
• Controleren van facturen die door work planners zijn voorbereid voordat deze worden vrijgegeven
• Bijhouden van facturatieregistraties en uitvoeren van reconciliaties
• Opvolgen van achterstallige facturen en beantwoorden van factuurgerelateerde klantvragen
• Dagelijks uploaden van gefactureerde bedragen per locatie en voorbereiden van managementrapportages

Administratieve en coördinerende werkzaamheden

• Voorbereiden en controleren van inkooporders en inkoopaanvragen
• Beheren van accounts payable- en accounts receivable-mailboxen voor de Nederlandse locaties
• Coördineren van facility-leveranciers en kantoordiensten
• Ondersteunen bij logistiek, verzending, douanedocumentatie en transportplanning
• Verzorgen van algemene frontoffice- en bezoekerssupport

Project- en operationele ondersteuning

• Ondersteunen van projectgerelateerde administratieve taken en planningsupdates.
• Afstemmen met operations, finance en IT over administratieve zaken
• Plannen en ondersteunen van interne events, vergaderingen en conferenties
• Coördineren van administratieve resources om de bovengenoemde doelstellingen als team te behalen

 Bevoegdheden en zelfstandigheid

• Werkt zelfstandig binnen vastgestelde facturatie-, administratieve en financiële procedures
• Bepaalt de dagelijkse prioriteiten binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied
• Escaleert complexe vraagstukken, geschillen of afwijkingen naar de Operations Manager

 Kennis, vaardigheden en ervaring

• Goede kennis van facturatie-, billing- en administratieve processen
• Ervaring in klantgerichte administratieve of financiële coördinatiefuncties
• Sterke aandacht voor detail en cijfermatige nauwkeurigheid
• Organisatorische en coördinerende vaardigheden binnen meerdere werkzaamheden tegelijk
• Vaardig met MS Office en administratieve/financiële systemen

 Communicatie

• Regelmatig contact met klanten over facturatie en coördinatie
• Dagelijkse afstemming met operations, work planners en finance
• Coördinatie met externe leveranciers en serviceproviders

 Opleidingsniveau

• MBO+/MEAO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in administratie, finance of business support

Arbeidsomstandigheden

• Kantoorgebaseerde functie met reguliere werktijden binnen een internationale werkomgeving
• Periodiek reizen tussen locaties, bijvoorbeeld een wekelijks bezoek aan Amsterdam. Een rijbewijs is vereist
• Voornamelijk zittend werk met beperkte fysieke belasting

#LI-LM1

Element is een van de snelst groeiende test-, inspectie- en certificeringsbedrijven ter wereld. Wereldwijd werken er bij Element meer dan 9.000 experts vanuit ruim 270 locaties in 30 landen. Samen delen we een ambitieus doel om 'morgen veiliger te maken dan vandaag'.

Wanneer een storing tijdens gebruik geen optie is, helpen we klanten ervoor te zorgen dat hun producten, materialen, processen en diensten veilig, conform en geschikt voor het beoogde doel zijn. Van de ontwikkelingsfase tot de complexe wettelijke goedkeuringen en productie, ons wereldwijde laboratoriumnetwerk van wetenschappers, ingenieurs en technici ondersteunt klanten bij het verkrijgen van zekerheid over productkwaliteit, duurzame resultaten en markttoegang.

Hoewel we trots zijn op ons wereldwijde bereik, voelt werken bij Element alsof je deel uitmaakt van een kleiner bedrijf. Wij geven u de mogelijkheid om uw carrière in eigen hand te nemen en belonen uitmuntendheid en integriteit met groei en ontwikkeling.

Industrieën over de hele wereld zijn afhankelijk van onze zorg, aandacht voor detail en de absolute nauwkeurigheid van ons werk. De rol die wij te spelen hebben in het creëren van een veiliger wereld is veel breder dan onze organisatie.

Bij Element zijn we er altijd trots op onze mensen op de eerste plaats te zetten. Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt en diversiteit en inclusie beschouwt als fundamenteel voor onze visie om "the world's most trusted testing partner" te worden.

Alle geschikte kandidaten worden in aanmerking genomen voor een dienstverband op basis van objectieve werkgerelateerde criteria en zonder rekening te houden met de volgende kenmerken: leeftijd, handicap, etnische afkomst, geslacht, burgerlijke staat, ras, religie, verantwoordelijkheid voor afhankelijke personen, seksuele geaardheid, of genderidentiteit of andere kenmerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.